THỦ TỤC THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CÔNG TY CỔ PHẦN?

Khi có thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần, doanh nghiệp phải thông báo tới Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở.

1. Tổng quan về người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần 

1.1 Người đại diện theo pháp luật của công ty là ai?

Căn cứ nội dung Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được hiểu là cá nhân đại diện công ty để thực hiện các giao dịch, hành vi hành chính vì lợi ích của công ty và được trao quyền tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động của công ty.

Cũng tại Khoản 2 Điều 12 của Luật này, công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty sẽ quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đó.

Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật, áp dụng Khoản 2 Điều 137 Luật Doanh nghiệp, Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc (Tổng) Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty.

Nếu công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

1.2 Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật

Căn cứ Khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện của công ty cổ phần có trách nhiệm:

– Trung thực, cẩn trọng và thực hiện tốt nhất các quyền và nghĩa vụ được giao nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

– Trung thành với lợi ích của công ty; không dùng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty hoặc lạm dụng địa vị, chức vụ và dùng tài sản công ty nhằm tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

– Thông báo việc người đại diện đó và người có liên quan làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác.

2. Trình tự, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần

Doanh nghiệp có quyền thay thế, thêm mới hoặc loại bỏ bớt người đại diện theo pháp luật bằng cách thực hiện thủ tục thông báo thay đổi người đại diện với Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở. Quy trình gồm các bước sau:

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty có thể làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty hoặc không. Theo Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, công ty cần chuẩn bị những giấy tờ sau để thông báo thay đổi người đại diện của doanh nghiệp:

– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;

– Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người bổ sung, thay thế làm đại diện theo pháp luật của công ty.

– Quyết định và bản sao hợp lệ Biên bản họp trong các trường hợp cụ thể sau:

• Nếu việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty làm thay đổi nội dung Điều lệ: Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông ghi nhận việc thay đổi người đại diện. Lúc này, Quyết định của Đại hội đồng cổ đông do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký;
• Nếu việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty không làm thay đổi nội dung Điều lệ ngoại trừ nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện: Biên bản họp Hội đồng quản trị ghi nhận việc thay đổi người đại diện. Quyết định của Hội đồng quản trị do Chủ tịch Hội đồng quản trị ký.

– Văn bản ủy quyền đối với người nộp hồ sơ là người được công ty ủy quyền. Đồng thời, người được ủy quyền phải nộp kèm một trong các loại Giấy tờ chứng thực cá nhân bản sao hợp lệ: Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực.

*Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

Bước 2. Nộp hồ sơ

Theo Khoản 1 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, có 03 phương thức để nộp hồ sơ, cụ thể:

– Cách 1: Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa Phòng Đăng ký kinh doanh (Phòng ĐKKD) thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;

– Cách 2: Nộp hồ sơ qua đường bưu điện;

– Cách 3: Nộp hồ sơ online tại Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

*Lưu ý: Tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, 100% doanh nghiệp phải làm thủ tục đăng ký kinh doanh qua mạng.

Bước 3. Nhận kết quả và nộp phí, lệ phí

(i) Nhận kết quả

Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Phòng ĐKKD trả kết quả cho công ty:

– Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD ra thông báo chấp thuận. Trong trường hợp doanh nghiệp nộp hồ sơ qua mạng, Phòng ĐKKD yêu cầu phải nộp hồ sơ bản giấy để đối chiếu.

– Trong trường hợp hồ sơ còn thiếu sót, Phòng ĐKKD yêu cầu công ty sửa đổi, bổ sung và nộp lại để xử lý.

(ii) Nộp phí, lệ phí

Theo Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020, thông tin về người đại diện theo pháp luật là một trong số những nội dung hiển thị trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, do vậy, việc thay đổi người đại diện của công ty cũng chính là thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận.

Hơn nữa, căn cứ Khoản 1 Điều 32 Luật này, các nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phải thông báo công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và phải nộp phí.

Như vậy, khi làm thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của của doanh nghiệp, công ty cổ phần phải nộp:

3. Lưu ý khi thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

– Theo hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, người ký thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật trong công ty cổ phần là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật (bị thay đổi) thì người ký thông báo là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới do Hội đồng quản trị bầu.

– Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, công ty phải đăng ký thay đổi thông tin chủ tài khoản tại ngân hàng;

– Nếu người đại diện theo pháp luật cũ là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh có nhu cầu thay đổi thì công ty cần làm thủ tục thay đổi;

– Đối với công ty có giấy phép kinh doanh (Giấy phép lữ hành, Giấy phép VSATTP, Giấy phép kinh doanh vận tải, Giấy phép PCCC…) phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đại diện trên các giấy phép này;

*Lưu ý: Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện theo pháp luật mới, ngoài việc thực hiện thủ tục tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, cần lưu ý thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng, nộp thuế thu nhập (nếu phát sinh thu nhập chịu thuế).

Trên đây là Giải đáp của CÔNG TY LUẬT 36 cho câu hỏi: Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần? dựa trên các quy định của Pháp luật hiện hành. Trong trường hợp Quý khách cần làm rõ hơn các vướng mắc hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ tới Đường dây nóng: 0936.92.36.36 để được Phục vụ & Giải đáp. Trân trọng cảm ơn !

………………………………..

Luật sư tại Thanh Hóa: CÔNG TY LUẬT 36

Trụ sở: Tầng 2, Tòa nhà Hợp khối, số 164 Lý Nam Đế, P. Đông Hương, Tp. Thanh Hóa (Sau Cục thuế tỉnh Thanh Hóa)

Website: www.luatsuthanhhoa.vn 

Email: luatsuthanhhoa@gmail.com

Điện thoại: 0936.92.36.36

Fanpage: CÔNG TY LUẬT 36

https://www.facebook.com/luatsuthanhhoa